Naleving wet- en regelgeving en risicobeheersing

10.1 Naleving van wet- en regelgeving

We willen naar onze belanghebbenden transparant zijn. Dit vereist een duidelijke governance. We organiseren de interne beheersing vanuit drie verdedigingslinies. De afdelingen zelf vormen de eerste linie. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig signaleren, monitoren, tegen elkaar afwegen en beheersen van risico’s. De controller is de tweede verdedigingslinie die de afdelingen adviseert. De laatste linie is de procesconsulent die toetst of de andere verdedigingslinies goed werken.

Daarnaast willen we ook een integere organisatie en een betrouwbare partner zijn om mee samen te werken. Dit betekent dat we externe en interne wet- en regelgeving naleven. Zowel de directie, managers als medewerkers dragen verantwoordelijkheid voor de naleving van wet- en regelgeving. Voorop staat dat leidinggevenden hierin een voorbeeldfunctie vervullen. Ter ondersteuning van de directie hebben we een controller benoemd als compliance officer die het compliance team aanstuurt. Het compliance team signaleert en interpreteert nieuwe wet- en regelgeving. Hierin zitten vertegenwoordigers van alle bedrijfsonderdelen onder voorzitterschap van de compliance officer. De managers zijn vervolgens verantwoordelijk om regelgeving te vertalen naar interne regels en beleidsrichtlijnen en de regels en beleidslijnen te verankeren in de bedrijfsprocessen.

Nijestee beschikt over een compliancereglement met uitgangspunten, taken en verantwoordelijkheden van de compliance officer. Minimaal jaarlijks rapporteert de compliance officer aan de Raad van Commissarissen en directie welke toekomstige wet- en regelgeving het komende jaar extra aandacht behoeft en worden compliance incidenten in kaart gebracht. In 2018 hebben zich geen compliance incidenten voorgedaan. Wel kregen we signalen over een mogelijke integriteitsschending door een medewerker. Deze zaak hebben we onderzocht en we kwamen tot de conclusie dat dit inderdaad het geval was. Daarop hebben we maatregelen getroffen en de zaak voor de rechter gebracht. De RvC is hiervan op de hoogte gesteld.

10.2 Risicobeheersing

Nijestee is opgericht om goede en betaalbare huisvesting te bieden aan mensen met een lager inkomen. We hebben doelstellingen geformuleerd hoe we dit realiseren. Er zijn risico’s die het realiseren van deze doelstellingen in gevaar brengen. Met risicomanagement wil Nijestee bereiken dat wij ten aanzien van de doelstellingen:

  • weten of beseffen wat de kansen en bedreigingen zijn om die te realiseren;
  • afgewogen en passende acties ondernemen om de kansen en bedreigingen te beheersen;
  • regelmatig toetsen of de opzet, bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen op het gewenste niveau is voor een effectieve en efficiënte beheersing.

Risicobereidheid

Door de ontwikkelingen van de afgelopen jaren in de sector, waaronder de implementatie van de Woningwet, is Nijestee in haar doen en laten risicomijdender geworden. Medewerkers en ook samenwerkingspartners signaleren dit, blijkt uit het visitatierapport dat eind 2018 is opgesteld. Voor de komende jaren is onze intentie om onze reserves bewust meer aan te spreken en weer meer het voortouw te nemen waar mogelijk. Dit is noodzakelijk om te kunnen voorzien in de groeiende vraag naar betaalbare huurwoningen in de stad Groningen. Daarnaast is er de maatschappelijke vraag naar beperking van energielasten en CO2-uitstoot in het wonen. Dit betekent overigens niet dat alles kan. We blijven alert op externe ontwikkelingen en bewaken de financiële positie vanuit dat oogpunt.

Niet overal kunnen en willen we evenveel risico lopen. De Raad van Commissarissen en directie volgden daarom gezamenlijk een workshop waarin uitgebreid gesproken is over de risicobereidheid. Daarin is bepaald op welke strategische aandachtsgebieden we juist meer of minder bereid zijn risico te lopen.

Dit heeft geresulteerd in het volgende:

Aandachtsgebied Score risicobereidheid Toelichting
Voldoende woningen 5 We zijn opgericht om mensen met een smalle beurs te huisvesten. In de stad is een tekort aan betaalbare woningen. We hebben voldoende geld om hierin te investeren.
Betaalbare woningen 2-3 We zijn er om betaalbare huisvesting te bieden. De huurprijs is op dit moment 80% van wat we maximaal mogen vragen. De betaalbaarheid is op niveau. Er is geen reden om hier veel risico te lopen.
Goede woningen 1-2 We vinden het belangrijk dat huurders tevreden zijn over hun woning. Dit betekent dat de kwaliteit van de woning goed moet zijn. We zijn niet bereid om hier risico’s te lopen.
Duurzame woningen 2-3 Technologische ontwikkelingen gaan erg snel. We willen hierin niet voorop lopen en investeren liever in bewezen technologieën dan dat we gaan pionieren met geld van de huurders. We realiseren ons dat bestaande woningen verduurzaamd moeten worden om de woonlasten voor huurders betaalbaar te houden.
Plezierige en veilige buurten 3-4 We vinden het belangrijk dat er sprake is van een ongedeelde stad, waar huurders prettig wonen. Het leefbaarheidsbudget is niet heel groot en we zullen geen hele bijzondere dingen ondernemen. Wij zijn bereid om risico te lopen als de voordelen voor huurders groot zijn.

Externe / strategische risico’s en maatregelen

We vinden het belangrijk om de risico’s te kennen die het realiseren van onze doelstellingen kunnen bedreigen. Het nemen van risico’s hoort bij een gezonde organisatie en fouten mogen maken hoort daarbij. We streven ernaar om risico’s zo goed mogelijk te beheersen en als een risico zich voordoet, ten minste de gevolgen te beperken.

De risico’s die boven de risicobereidheid liggen, monitoren we in de risicorapportage met het oog op trendontwikkeling en de verbetering van de risicobeheersing. De belangrijkste risico’s geven we hieronder weer. De risico’s doen zich nooit allemaal tegelijk voor en ook niet direct vanaf 1 januari 2019. Vandaar dat we scenario-analyses uitvoeren om het effect van risico’s op de meerjarenraming te toetsen.

Risico Toelichting Beheers-maatregel
Externe risico’s    
1. Wisselend Rijksbeleid en gemeentelijk beleid Risico van wijziging in regelgeving en politieke besluiten op landelijk en lokaal niveau, waardoor we gedwongen worden om scherpe of ongewenste koerswijziging door te voeren. Denk daarbij aan nationale ambities om aardgasloos wonen te versnellen, fiscaliteiten rondom betalen van vennootschapsbelasting, nieuwe wetgeving, eventuele koerswijziging nieuw college van B&W. ·          Scenarioanalyse in financiële meerjarenbegroting
·          Monitoren van ontwikkeling
2. Demografische ontwikkeling: afname van studenten in stad Risico bestaat dat het aantal studenten zal afnemen. Groningen zal dan een stad worden met een hele andere uitstraling en mogelijk afnemende aantrekkingskracht. Dit kan leiden tot een veranderende vraag in onze woningportefeuille. ·          Analyseren van woningmarktonderzoek en vertalen naar portefeuilleplan
·          Periodiek overleg in stuurgroep studentenhuisvesting
·          Bij nieuwbouw in ontwerp rekening houden om woningen om te bouwen naar meerkamer woningen
3. Negatieve macro-economische ontwikkeling Risico dat niet snel genoeg geanticipeerd kan worden op macro-economische ontwikkelingen, waaronder:
-       stijgende rente gecombineerd met dalende woningmarkt;
-       bouwkosteninflatie is hoger dan bouw- en onderhoudsindex als gevolg van gespannen aanbestedings- en arbeidsmarkt;
-       lage inflatie trekt gemiddelde huurprijs omlaag.
Risico is toegenomen ten opzichte van 2017.
·          Optimale risicospreiding van leningenportefeuille
·          Scenarioanalyse in financiële meerjarenbegroting
·          Nieuwe vormen van samenwerking met strategische partners
Strategische risico’s    
4. Onvoldoende toekomstbestendigheid woningportefeuille Risico dat we onvoldoende slagvaardig zijn in de transformatie van ons bezit door onder meer:
-       onvoldoende beschikbare en betaalbare bouwlocaties om meer sociale nieuwbouw te realiseren;
-       onvoldoende versnelling in de verduurzaaming en vernieuwing van ons bezit.
Risico is gelijk gebleven ten opzichte van 2017.
·          Periodieke gesprekken/netwerken met partners
·          Maken van prestatieafspraken
·          Uitvoeren van duurzaamheidsbeleid met 10 stromen
·          Masterplan duurzaamheid
·          Ontwikkelen van wijkvisies
5. Onvoldoende kwaliteit en kwantiteit medewerkers Risico dat geen geschikte opvolging wordt gevonden voor vrij gekomen functies door krapte op arbeidsmarkt of onvoldoende begeleiding van intern personeel om dat klaar te stomen voor de vrij te komen functies. Daarnaast risico dat als gevolg van verdere professionalisering van de organisatie een mismatch ontstaat tussen de aanwezige competenties en de noodzakelijk competenties, waardoor we onvoldoende wendbaar zijn. Risico is gelijkgebleven ten opzichte van 2017. ·          Strategische personeelsplanning
·          (Pilot) 360 graden feedback
·          Scholing en cursussen
·          Intervisie met leidinggevenden

Risicocultuur

We willen de huurderstevredenheid het komende jaar verhogen. Dit vergt een cultuurverandering in de hele organisatie. We realiseren ons dat een lage risicobereidheid misschien wel de grootste belemmering voor het realiseren van de (maatschappelijke) doelstelling is en de zo gewenste cultuurverandering. Als compliance en financiën de boventoon voeren zal het gedrag van medewerkers niet snel flexibel, wendbaar en klantgericht zijn.

De besluitvorming lijkt nog beter te kunnen worden gestroomlijnd door consequent zaken op het laagst mogelijke niveau in de organisatie te leggen. In het visitatierapport staat dat Nijestee de afgelopen periode hiërarchischer lijkt te zijn geworden, waardoor zaken langer duren. We willen de verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen. Dit kan alleen als sprake is van vertrouwen in elkaar, zelfontwikkeling en een coachende manier van leidinggeven.

Risicomanagement komt goed tot zijn recht als in een organisatie ook aandacht is voor normen, waarden en integriteit. Nijestee gebruikt een uitgebreid instrumentarium om integriteit te bevorderen; zowel harde als zachte instrumenten. Voorbeeld van harde instrumenten zijn de integriteitscode voor medewerkers, een regeling voor het melden van mogelijke misstanden (klokkenluidersregeling), een vertrouwenspersoon. Zachte instrumenten zijn het bespreken van integriteitskwesties en berichtgeving aan het personeel over de opvolging van integriteitskwesties. In 2019 willen we aan de zachte instrumenten verdere aandacht geven door een integriteitsworkshop met directie en RvC.

Aardbevingen

Het bezit van Nijestee ligt gedeeltelijk in aardbevingsgebied. Het risico zoals Nijestee dat onderkent is minimaal. Er is geen waardedaling, er zijn nauwelijks schadegevallen en eventuele bouwkundige maatregelen bij nieuwbouw worden vergoed door de NAM. Om die reden is de toelichting in het jaarverslag inzake aardbevingen beperkt.