Organisatie en personeel

7.1 Organisatie

In de stad Groningen is grote behoefte aan betaalbare huurwoningen. Onze doelstellingen legden we vast in het Strategisch Kader 2016-2020, het Portefeuilleplan 2016-2025 en het Financieringsplan 2016-2025.

We zijn druk bezig om bestaande woningen te verbeteren en nieuwe woningen te bouwen. We willen het tempo de komende jaren erin houden. Dit vergt wel de nodige menskracht en efficiëntie in organisatie. Mede op verzoek van de RvC brengen we in kaart welke deskundigheid en vaardigheden van onze medewerkers op de langere termijn nodig zijn om onze ambities te kunnen blijven waarmaken.
In 2018 stelden we een visie op personeelsbeleid vast. Het sturen op voldoende, goed gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers is een sleutelfactor. Het gaat daarbij niet alleen om kennis en vaardigheden. We zijn een maatschappelijke organisatie en het uitvoeren van onze kerntaak doen we vanuit onze kernwaarden: hart voor …, ruimte, eigenzinnig en nuchter. We zijn uit overtuiging lokaal verankerd, kennen de wensen van onze bewoners en de stad goed, en maken daar onderdeel van uit. Onze identiteit als maatschappelijke organisatie staat of valt bij de mate waarin wij er in slagen deze kernwaarden bij al onze medewerkers te verankeren.
Het afgelopen jaar hebben we specifieke activiteiten ontplooid gericht op de verbetering van de cultuur, namelijk:

  • Organisatiebrede ontwikkeldag (BioTOPdag). De focus van deze dag lag op ‘interne samenwerking’, omdat dit onder andere in enquêtes onder medewerkers vaak genoemd werd als hindernis. De belangrijkste conclusie van de dag was dat de samenwerkingsbereidheid binnen Nijestee heel groot is, maar dat we het lastig vinden om elkaar aan te spreken;
  • Voorbereiding van een pilot om ‘360 graden feedback’ te vragen. Het doel is om jezelf te ontwikkelen, om elkaar beter te leren kennen en aan te spreken op wat je ziet. Het benutten van talent staat centraal. 70 medewerkers vanuit alle bedrijfsonderdelen meldden zich hiervoor aan.
  • Een prestatiecontract met de bestuurder, waar de voorbeeldfunctie en de bijdrage aan het stimuleren van specifieke cultuuraspecten binnen de corporatie specifiek zijn benoemd.

We zijn er voor onze huurders en die willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Eind 2017 voerden we een nieuw primair systeem in en alle medewerkers doorliepen meerdere trainingen om hier mee om te kunnen gaan. Invoering van een nieuw systeem is een ingrijpende operatie die het werk van alledag bepaalt. 2018 was het eerste volle jaar dat we met het systeem werkten. Terugkijkend is de invoering goed verlopen, dat is een compliment aan onze medewerkers waard. Al werkend signaleerden we uiteraard verbeterpunten. Een ontwikkelteam bundelt de wensen en voert deze in overleg met de leverancier zo veel mogelijk uit. Komend jaar gaan we een portaal voor huurders inrichten: ’Mijn Nijestee’. In 2018 troffen we de eerste voorbereidingen hiervoor en keken we bij een aantal andere corporaties in de keuken. Met het portaal verwachten we in te spelen op de behoeftes van bewoners en hun sneller van dienst te zijn.

Het organogram van onze organisatie ziet er zo uit:

7.2 Personeel

Strategische partner in duurzame inzetbaarheid

De afdeling Personeelszaken maakte in 2018 een start om zich meer te gaan positioneren als afdeling HRM. Dit betekent dat de ambitie is uitgesproken om actiever invulling te geven aan de rollen van strategisch partner en verandermanager.

Ontwikkeling

Onze medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal. We investeren daarom veel in opleiding en training. Duurzame inzetbaarheid is daarbij essentieel met het nog steeds verder opschuiven van de pensioenleeftijd in combinatie met veel medewerkers in de hogere leeftijdsklassen. We faciliteren onze medewerkers daarbij uitgebreid vanuit de insteek dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun ontwikkeling en hun loopbaan en dat Nijestee hierbij kan faciliteren en ondersteunen. We hebben hart voor onze medewerkers en geven hen daarbij volop de ruimte om met hun ontwikkeling aan de slag te gaan.
Veel medewerkers maakten in het verslagjaar gebruik van de mogelijkheid om een persoonlijk ontwikkelingsplan te maken. Dit geeft hen meer zicht op hun kwaliteiten en ambities. In het verslagjaar stroomden diverse medewerkers door naar een andere functie. Dit biedt hen de kans om zich verder te ontwikkelen en Nijestee de mogelijkheid om optimaal gebruik te maken van het eigen personeel. We bieden ook meeloopstages en werkervaringsplaatsen om medewerkers kennis te laten maken met andere werksoorten. Via het individueel loopbaanontwikkelingsbudget kunnen medewerkers opleidingen volgen voor andere functies, ook dit vergroot hun duurzame inzetbaarheid.
Elk jaar bieden we jonge mensen de gelegenheid om werkervaring op te doen. In 2018 liepen negen studenten van verschillende opleidingen op mbo- en hbo-niveau stage bij ons.

Training omgaan met agressie of mensen met verward gedrag

We zijn een maatschappelijke organisatie en hebben dagelijks contact met bewoners van zeer divers pluimage. Door wijzigend rijksbeleid wonen steeds meer mensen met verward gedrag zelfstandig, vaak in een corporatiewoning. Het is dan handig om te weten welke stappen je moet zetten of juist niet moet zetten om misverstanden te voorkomen of conflicten te beheersen. In 2018 organiseerden we voor de hele organisatie een agressietraining. De medewerkers die direct te maken hebben met meldingen van overlast volgden een aparte training hoe om te gaan met mensen met verward gedrag.

Personeelsbestand

Aantal medewerkers

Aantal medewerkers
Aantal medewerkers (peildatum 31-12-18)            
Bedrijfsonderdeel Aantal medewerkers Fte Fulltime Parttime Aantal Mannen Aantal Vrouwen
             
Directie en staf 17 15,4 6 11 6 11
Woondiensten 72 60 21 51 18 54
Vastgoed 22 19,4 10 12 15 7
Financiën en IT 18 16,4 13 5 12 6
Onderhoud 63 61,6 56 7 58 5
Totaal 192 172,8 106 86 109 83

Nijestee heeft een zeer loyaal personeelsbestand. De gemiddelde diensttijd is 14,2 jaar. Naast de groep medewerkers die langer in dienst zijn, is er een grote groep medewerkers die korter dan vijf jaar bij Nijestee werken.

Dienstjaren

De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers was 45,8 jaar in 2018. De gemiddelde leeftijd daalde licht door de instroom van nieuw personeel.

Leeftijdsopbouw medewerkers

Ziekteverzuim

Het gemiddelde ziekteverzuim nam toe van 4,81% in 2017 naar 5,77% in 2018. De stijging is te wijten aan een toename van het aantal medewerkers met langdurig verzuim, langer dan zes weken. Eind 2018 waren er tien medewerkers langdurig ziek, deels werkgerelateerd. Bij ziekteverzuim proberen we medewerkers zo snel mogelijk te re-integreren in eigen of aangepast werk.

Veilig en gezond werken

Gezondheid is de basis voor inzetbaarheid en daarom vinden we het belangrijk om hier aandacht aan te besteden. Een belangrijk onderdeel van het gezondheidsbeleid is het aanbieden van een preventief medisch onderzoek (PMO). In het najaar boden we medewerkers de kans deel te nemen aan het PMO, door de gezondheid, de leefstijl en de algemene conditie van de medewerkers in kaart te brengen. Een ander onderdeel van het gezondheidsbeleid is de mogelijkheid voor medewerkers om gebruik te maken van het Individueel Gezondheidsbudget. Dit is een arbeidsvoorwaarde waarbij de medewerkers een belastingvoordeel krijgen op de kosten van sport en cursussen, workshops en professioneel advies op het gebied van welzijn en gezondheid.

Over het algemeen is er goed gescoord in het PMO. Zo is 72% van de medewerkers zeer betrokken, heeft 82% een gezonde bloeddruk en ervaart 80% een goede werk-privé balans. Er is verbetering te realiseren op eigen regie en proactief leren.

Medewerkerstevredenheid

We meten de tevredenheid van onze medewerkers continu bij de jaarlijkse gesprekscyclus. De tevredenheid van onze medewerkers staat, na een klein dipje in de periode van gedwongen ontslagen tijdens de crisis, al jaren op nagenoeg hetzelfde hoge peil. Voor het vierde jaar op rij gaven onze medewerkers ook in 2018 gemiddeld een 8,1 aan het werken bij Nijestee.

Bestuur

Nijestee heeft één bestuurder. Samen met de vier directeuren van de bedrijfsonderdelen vormen zij het directie-overleg. In de statuten staan bepalingen rond onverenigbaarheid en taken en bevoegdheden van het bestuur. De directieleden verrichten nevenactiviteiten die volgens de statuten en wet zijn toegestaan.

Nevenfuncties per directielid

Directielid Nevenfunctie
P. Bregman onbezoldigd lid Raad van Advies faculteit Economie en Bedrijfskunde Rijksuniversiteit Groningen (sinds 2011)
onbezoldigd lid Raad van Toezicht Marketing Groningen (sinds 2014)
H. Raatjes onbezoldigd lid van de Raad van Toezicht van VRIJDAG (Kunst en cultuur)
J. Drenth onbezoldigd voorzitter BSVV (Bovensmilde Voetbalvereniging)
C. Terhell onbezoldigd lid Werkveld Advies Commissie opleiding Vastgoed en makelaardij Hanze Hogeschool
J.G. Houtsma onbezoldigd lid Werkveld Advies Commissie opleiding Bedrijfseconomie Hanze Hogeschool
eigenaar adviesbureau “JG”
J.J. Vogel geen

Wettelijk is vastgelegd dat bestuurders van woningcorporaties doen aan Permanente Educatie (PE) en in drie jaar tijd minimaal 108 PE-punten moeten behalen. Onze bestuurder heeft aan deze eis voldaan.

PE-punten bestuurder

PE-punten bestuurder
Jaar P. Bregman
2016 102
2017 4
2018 6

7.3 Positief oordeel visitatiecommissie

Afgelopen jaar onderzocht een onafhankelijke commissie wat we in 2014-2017 hebben gedaan. De commissie spitte stapels documenten door en voerde gesprekken met medewerkers, de RvC, de Participatieraad, huurders, de gemeente en andere partijen waar we mee samenwerkten. We werden eerder in 2010 en 2014 beoordeeld op de verplichte aspecten volgens de landelijke visitatiemethodiek. Ten opzichte van de vorige visitatie zijn we op drie onderdelen gestegen, op een onderdeel scoorden we gelijk:

1. Presteren naar Opgaven en Ambities: van 7,6 naar 7,6
2. Presteren volgens Belanghebbenden: van 7,4 naar 7,5
3. Presteren naar Vermogen: van 6,8 naar 7,7
4. Governance: van 6,8 naar 7,4

Aanvullend (niet verplicht) beoordeelde de commissie onze reputatie met 8,2.

De commissie deed ook een aantal aanbevelingen in het visitatierapport. Ze merkte dat we huurders opzoeken en serieus nemen, zoals de Participatieraad en de BewonersAdviesGroepen. ‘Luisteren en wat doen met adviezen zit gewoon in het DNA van de Nijestee organisatie’ is haar constatering. Dat vinden we het mooiste compliment: dit geeft veel energie om hier de komende vier jaar mee door te gaan en nog verder te verbeteren. Daarnaast constateerde de commissie dat Nijestee zich met veel kennis en kunde inzet voor de stad en daarbij bereid is grenzen op te zoeken om de doelstellingen waar te maken. Maar ze signaleerde ook dat belanghebbenden - in vergelijking met eerdere jaren - enig risicomijdend gedrag bij Nijestee bespeuren. De commissie riep Nijestee op weer meer de nek uit te steken en niet te blijven steken in de “roem van vroeger”. In onze bestuurlijke reactie gaven we aan wat we met de aanbevelingen gaan doen. 

7.4 Klachtafhandeling 2018

We doen wat we kunnen om bewoners goed te helpen. Maar er kan altijd iets misgaan als je 13.500 woningen beheert en dagelijks contact onderhoudt met tal van bewoners en woningzoekenden. Als mensen niet tevreden zijn, kunnen ze een klacht indienen. Een klacht is een uiting van ontevredenheid over de diensten of producten, gedrag of houding van medewerkers en beleid van Nijestee. Meldingen van overlast en reparatieverzoeken zijn in deze definitie geen klacht.

De klachtencoördinator neemt de klachten in behandeling en stuurt per ommegaande een ontvangstbevestiging. De leidinggevenden van de teams zijn verantwoordelijk voor een zorgvuldige en tijdige afhandeling. In 2018 kwamen 252 klachten binnen via verschillende kanalen: via de telefoon, de website, per e-mail of per brief. Het aantal klachten was de laatste jaren redelijk stabiel, in 2018 is een stijging te zien ten opzichte van de laatste jaren.

Vooral in de periode april – juli waren er relatief veel klachten. Onderdeel van de oorzaak is dat we bewoners van de 345 studio’s aan de Vrydemalaan actief hebben opgeroepen om klachten over temperatuur of andere zaken te melden. Daarnaast steeg het aantal klachten over vocht en schimmel in de woning, de schoonmaak en het werk dat andere derden voor ons uitvoeren.

Een aantal acties om klachten te verminderen

  • Klachten schoonmaak: de schoonmaak hebben we uitbesteed en we onderkennen het probleem. We hebben de afspraak gemaakt om in 2019 de contractvoorwaarden opnieuw te bespreken.
  • Klachten WarmteStad: WarmteStad nam de WKO-installatie in 2017 van NDEA over. In februari 2018 trokken bewoners van de Vrydemalaan aan de bel over de temperatuur in de studio’s: te heet in de zomer, te koud in de winter. We hebben samen met de bewonersdelegatie en WarmteStad de oorzaak van de problemen besproken. WarmteStad heeft daarop een plan gemaakt om de installatie beter af te stellen en onderdelen te vervangen of schoon te maken. Die aanpak heeft gewerkt. We gaan ervan uit dat het bij dit incident blijft.
  • Interne organisatie: uit de Aedes Benchmark blijkt dat de tevredenheid van onze bewoners terugloopt. Dat willen we niet. We stelden in 2018 onze visie op dienstverlening vast en deze werken we stapsgewijs uit. In 2019 staat het verhogen van de klanttevredenheid centraal in onze strategie.
  • Vocht en schimmel: het afgelopen jaar organiseerde een politieke partij veel aandacht voor vocht en schimmel in woningen van corporaties. In een aantal complexen belden we huis-aan-huis aan om de problemen ter plekke in kaart te brengen en in overleg met bewoners tot een oplossing te komen.

Alle klachten handelen we zo zorgvuldig mogelijk af. Desondanks kan het zijn dat een bewoner het niet eens is met een beslissing of niet tevreden is over de afhandeling van de klacht. In Groningen is de ‘Klachtencommissie Gezamenlijke Corporaties Groningen’ ingesteld. Bij deze commissie kunnen alle huurders van corporaties in de stad klachten indienen die te maken hebben met het toepassen van de regels, de dienstverlening of de manier waarop men is behandeld.

Bewoners kunnen ook rechtstreeks naar deze Klachtencommissie stappen zonder eerst een klacht bij ons in te dienen. We hanteren als regel dat we het advies van de Klachtencommissie opvolgen. In het kalenderjaar 2018 dienden zeven huurders van Nijestee een klacht in bij de Klachtencommissie.

Huurder in gelijk 1
Niet ontvankelijk 1
Ingetrokken 1
Geen uitspraak 1
Nadere afspraken 2
Nog in behandeling 1
Totaal 7

Ook bij de Huurcommissie, een landelijke, onafhankelijke overheidsorganisatie, kunnen bewoners terecht voor klachten. Dit betreft specifieke klachten over de onderhoudstoestand van de woning in relatie tot de huurprijs, de jaarlijkse huuraanpassing of servicekosten. In 2018 had de Huurcommissie 12 klachten in portefeuille, inclusief lopende zaken uit 2017.

Huurder in gelijk 2
Nijestee in gelijk 1
Niet ontvankelijk 4
Ingetrokken 1
Nog in behandeling 4
Totaal 12

De Huurcommissie doet alleen uitspraken over klachten van mensen die in een sociale huurwoning wonen, dus niet in een vrije sectorwoning. In dat geval toetst de commissie alleen of de aanvangshuur redelijk is. Als verhuurder betalen we per zaak € 450 aan leges, de kosten krijgen we terug als we in het gelijk worden gesteld. Een huurder betaalt € 25 aan leges als die een zaak aankaart. Met ingang van 2018 stelde het Rijk een verhuurdersbijdrage in voor eigenaren van sociale huurwoningen. Dit betekent dat we het afgelopen jaar bijna € 30.000 betaalden voor het werk van de Huurcommissie, bovenop de kosten van de leges.

7.5 Ondernemingsraad

De Ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt het personeel en is strategisch overlegpartner van de directie. De OR bestond eind 2018 uit acht leden. De zittingsduur van de leden is maximaal negen jaar (drie zittingsperiodes).

De taak van de OR is om het beleid van Nijestee te toetsen en te beïnvloeden. Daarbij maakt de OR steeds een afweging tussen personeelsbelang en bedrijfsbelang. In 2018 overlegde de OR vijf maal met de algemeen directeur/bestuurder. Tijdens de vergaderingen is het hoofd Personeelszaken aanwezig om achtergrondinformatie te verstrekken. Vaste bespreekpunten zijn de begroting, het jaarverslag en de bedrijfsrapportages, zoals de viermaandsrapportages en maandrapportages.

De OR heeft over specifieke onderdelen instemmingsrecht of adviesrecht.
De OR gaf in 2018 een positief advies over:

  • het jaarverslag 2017;
  • de manier van organisatieontwikkeling binnen Nijestee;
  • de aanpassing teamindeling Financiën & Informatie;
  • de aanpassing teamindeling Woondiensten;
  • de begroting 2019.

De OR gaf een negatief advies op een voorstel voor een pilot organisatorische wijziging bij het bedrijfsonderdeel Onderhoud.

De OR stemde in met de uitvoering van een pilot voor de invoering van 360 graden feedback. Daarnaast besprak de OR onder andere de (evaluatie van) het prestatiecontract van de bestuurder, de visie op het personeelsbeleid, ontwikkeling/invoering van een strategische personeelsplanning, de werkdruk binnen de organisatie, de uitkomst van de jaarlijkse beoordelingsgesprekken en de prestatieafspraken met gemeente en huurders. Ook nam een delegatie van de OR deel aan de gesprekken met de visitatiecommissie.

Ten slotte volgen er in 2019 verkiezingen voor een nieuwe OR. In 2018 startte de OR met de voorbereidingen hiervan.

7.6 Samenwerkingsverbanden en verbindingen

In het belang van de volkshuisvesting werken we samen met verschillende instellingen en organisaties in de woonsector. In deze paragraaf lichten we onze samenwerkingsverbanden toe.

Allianties en samenwerkingsverbanden

We maakten in 2018 deel uit van de volgende allianties en samenwerkingsverbanden:

  • Bestuurlijk Overleg Gemeente-Corporaties. Dit overleg vormt de ruggengraat van de samenwerking tussen gemeente en corporaties op bestuurlijk niveau. Daarnaast zijn er op directie- en uitvoerend niveau diverse overleggen om beleid en de samenwerking in buurten op elkaar af te stemmen.
  • WoningNet NV. Vanaf 1 januari 2004 is Nijestee participant in WoningNet NV. WoningNet ondersteunt de woonruimteverdeling in Groningen.
  • Verenigingen van Eigenaren (VvE’s). We nemen eind 2018 deel aan circa 160 VvE’s. Door verkoop van huurwoningen in gestapelde complexen is dit aantal de laatste jaren sterk gestegen. Het beheer en de administratie zijn uitbesteed aan diverse VvE-beheerders.
  • Huisvesting buitenlandse studenten. De landelijke studentenhuisvester SSH Utrecht verzorgt per 1 januari 2015 de huisvesting van buitenlandse studenten in de stad. Samen met De Huismeesters en Lefier leveren we de benodigde woonruimte. In september 2014 ondertekenden we de afspraken, waarbij de Rijksuniversiteit en de Hanzehogeschool garant staan voor afname van een vast aantal eenheden.
  • Corporaties in de regio. Het noorden van de provincie Groningen kampt met aardbevingen, in de stad zelf is het vooralsnog bij enkele kleine bevingen gebleven. Vooral de woningen die de corporaties in de regio beheren lopen schade op. Om kennis uit te wisselen en stappen te maken rond de afhandeling van schade, nemen we deel aan overleggen van de corporaties die in het aardbevingsgebied werkzaam zijn.

Verbindingen

Eind 2018 heeft Nijestee nog één verbinding, te weten Woningnet NV. We hebben een aandelenbelang van 0,02% tegen een balanswaarde van € 1.219.